Integrację KSeF w BaseLinkerze (Base) włączasz w Integracjach: wpisujesz token z Aplikacji Podatnika KSeF, NIP i środowisko, wybierasz serie numeracji i decydujesz, czy faktury idą automatycznie. Zacznij od środowiska przedprodukcyjnego z osobnym tokenem, a na produkcję przełącz się dopiero po teście korekty, faktury bez NIP i faktury dla firmy z Allegro. Jeśli faktury wystawia u Ciebie ERP albo program księgowy, a nie Base, ta konfiguracja nie jest Ci potrzebna i wysyłkę w Base trzeba wyłączyć.
Stan na 20 października 2026 r. Przy każdym fragmencie jest link do źródła.
| Krok | Gdzie | Co ustawić | Typowy błąd |
|---|---|---|---|
| 1. Kanał wysyłki | Base, ERP, program księgowy | Jeden system wysyła daną serię faktur | Wysyłka włączona w dwóch systemach |
| 2. Token | Aplikacja Podatnika KSeF | Osobny token na preprod i na produkcję, tylko uprawnienie do wystawiania faktur | Token z produkcji wklejony na preprod |
| 3. Ustawienia integracji | Base › Integracje › KSeF | Klucz API, NIP, środowisko, faktury bez NIP, OSS, stawka 0% | Faktury bez NIP wyłączone, a sklep sprzedaje firmom |
| 4. Serie numeracji | Zakładka „Serie numeracji” | Tylko serie wystawiane w Base | Seria z ERP zaznaczona w Base |
| 5. Test | Środowisko przedprodukcyjne | Faktura, korekta, faktura bez NIP, B2B z Allegro | Prawdziwe dane klientów na preprod |
| 6. Produkcja | Base, token produkcyjny | Wysyłka automatyczna, kontrola statusów | Nikt nie patrzy na „W przetwarzaniu” |
| 7. Offline | Certyfikat KSeF typu offline | Numer seryjny, klucz prywatny, hasło | Brak certyfikatu, więc brak kodu QR |
Krok 1: ustal, czy Base ma w ogóle wysyłać faktury
Base wysyła do KSeF tylko faktury wystawione w swoim panelu. Faktur z ERP ani z programu księgowego nie przekaże i nie odbiera faktur kosztowych z KSeF. Źródło: pomoc Base, integracja z KSeF.
Dlatego zanim cokolwiek klikniesz, odpowiedz na jedno pytanie: gdzie powstaje faktura? Jeśli w Base, to Base jest kanałem wysyłki. Jeśli w Subiekcie, Optimie, enova365, wFirmie albo Fakturowni, to ten program wysyła do KSeF, a w Base wysyłkę wyłączasz. Cztery typowe konfiguracje rozpisaliśmy w poradniku o KSeF w sklepie na BaseLinkerze (Base) i Apilo.
Jeśli nie masz pewności, przejdź nasz sprawdzacz KSeF. Osiem pytań, bez wpisywania danych, a w odpowiedzi jeden rekomendowany kanał i lista rzeczy do sprawdzenia.
Sprawdzacz na stronie oferty, odpowiedzi przykładowe. 1 Rekomendowany kanał wysyłki i ustawienia Base do sprawdzenia. 2 Ryzyka wynikające z odpowiedzi, tu faktury B2B z Allegro i korekty.
Krok 2: wygeneruj token w Aplikacji Podatnika KSeF
Pole „KSeF 2.0 klucz API” w Base przyjmuje token. Token jest wymagany na środowisku przedprodukcyjnym i produkcyjnym, a dla każdego środowiska trzeba wygenerować osobny. Źródło: pomoc Base.
Jak to zrobić:
- Otwórz Aplikację Podatnika KSeF dla wybranego środowiska: przedprodukcyjną do testu, produkcyjną do pracy.
- Zaloguj się przez login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, bankowość) albo podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią elektroniczną.
- Wejdź w zakładkę „Tokeny” i wygeneruj nowy token. Nadaj mu nazwę, po której rozpoznasz Base.
- Zaznacz tylko uprawnienie do wystawiania faktur. Tyle zaleca Base w swoim FAQ.
- Skopiuj token od razu. Wyświetla się tylko raz.
Aplikacja Podatnika KSeF, środowisko przedprodukcyjne. 1 Nazwa środowiska pod tytułem: sprawdź ją, zanim wygenerujesz token. 2 Logowanie przez login.gov.pl. 3 Logowanie podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią.
Token generuje osoba zalogowana w KSeF w imieniu firmy. Jeśli fakturami zajmuje się biuro rachunkowe, ustalcie, kto trzyma token i kto go odnowi.
Krok 3: włącz integrację i wypełnij ustawienia w Base
W Base wejdź w Integracje, wpisz „KSeF” w wyszukiwarce i dodaj integrację. Potem ustawienia podstawowe. Nazwy pól poniżej są z pomocy Base. Źródło: pomoc Base.
| Pole w Base | Co wpisać | Na co uważać |
|---|---|---|
| KSeF 2.0 klucz API (opcjonalnie) | Token ze środowiska, które wybierasz niżej | Na środowisku testowym wpisujesz „test” zamiast tokenu |
| NIP | NIP firmy | Ten sam NIP, dla którego wygenerowano token |
| Środowisko | Testowe, przedprodukcyjne albo produkcyjne | Poza produkcją wysyłaj tylko fikcyjne dane |
| Przekazuj faktury bez NIP nabywcy | Tak, jeśli wystawiasz faktury konsumentom | Faktury dla konsumentów w KSeF są dobrowolne, ale jeden kanał upraszcza ewidencję |
| Przekazuj faktury automatycznie | Na preprod: według testu; na produkcji: tak | Automat wysyła fakturę zaraz po utworzeniu |
| Automatycznie wysyłaj faktury ze statusem offline | Tak | Base ponawia wysyłkę faktur offline z ostatnich 2 dni |
| Traktuj stawkę VAT 0% jako | WDT albo eksport towarów | Zależy od tego, komu i dokąd sprzedajesz 0% |
| Przekaż oznaczenie OSS | Tak, jeśli rozliczasz sprzedaż do UE w OSS | Bez tego faktury OSS idą bez oznaczenia |
| Dodaj nr konta bankowego | Według potrzeb | Numer trafia na fakturę w KSeF |
Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie. Źródło: ksef.podatki.gov.pl. Decyzję o fakturach bez NIP podejmij z księgowością, zanim włączysz automat.
Na środowisku testowym Base nie potrzebuje tokenu. W polu klucza API wpisujesz „test”, a Base uwierzytelnia się wtedy certyfikatem, tak opisuje to jego pomoc. To dobre miejsce, żeby sprawdzić samo połączenie i wygląd dokumentów.
Środowisko testowe KSeF. 1 Nazwa środowiska. 2 Uwierzytelnienie testowe: dedykowany mechanizm podpisu na potrzeby testów. Na tym środowisku używaj tylko fikcyjnych danych.
Krok 4: wybierz serie numeracji
W zakładce „Serie numeracji” zaznaczasz, które serie faktur Base ma przesyłać do KSeF. Pozostałe serie zostają poza wysyłką. Źródło: pomoc Base.
To najprostsze narzędzie do rozdzielenia dokumentów, gdy część faktur powstaje gdzie indziej. Przykład: faktury ze sklepu i z Allegro w serii Base, faktury hurtowe w ERP. Zaznacz w Base tylko serię sklepową, a w ERP wysyłaj tylko hurt. Jedna seria to jeden kanał wysyłki.
Krok 5: test na środowisku przedprodukcyjnym
Na preprod przełączasz środowisko w Base, wklejasz token z przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika i przechodzisz przypadki, które w sklepie zdarzają się co tydzień:
- zwykła faktura z zamówienia ze sklepu,
- faktura dla firmy z Allegro, z NIP przeniesionym z zamówienia,
- faktura bez NIP nabywcy, jeśli takie wysyłasz,
- korekta (Base przesyła faktury korygujące),
- faktura w stawce 0% albo z oznaczeniem OSS, jeśli takie wystawiasz,
- faktura z błędem, żeby zobaczyć, co się dzieje po odrzuceniu.
Base obsługuje dziś faktury zwykłe; faktury zaliczkowe i marża są w planach. Źródło: pomoc Base. Jeśli wystawiasz takie dokumenty, ustal, w którym systemie powstaną.
Krok 6: produkcja i statusy
Na produkcji zmieniasz środowisko na produkcyjne i wklejasz token wygenerowany w produkcyjnej Aplikacji Podatnika. Tokenu z preprod nie przenosisz.
Po wysłaniu faktura dostaje jeden z dwóch statusów. Źródło: pomoc Base:
- W przetwarzaniu. KSeF nie potwierdził jeszcze przyjęcia. Base pyta o status co 60 minut.
- Zaakceptowana. Faktura ma numer KSeF, a Base dopisuje go do PDF razem z kodem QR.
Gdy KSeF odrzuci fakturę, Base czyści jej powiązanie z KSeF i po poprawce możesz wysłać ją ponownie. Faktury przyjętej nie wyśle drugi raz. Ustal, kto codziennie patrzy na faktury, które od rana stoją „W przetwarzaniu”, i kto poprawia odrzucone.
Faktury z ostatnich miesięcy, które nie trafiły do KSeF, wyślesz z zakładki „Eksportuj dokumenty”, do 12 miesięcy wstecz. Base zaleca wysyłkę na bieżąco ze względu na limity po stronie KSeF.
Krok 7: certyfikat do trybu offline
Gdy faktura trafia do KSeF później niż została wystawiona w Base, Base traktuje ją jako wystawioną w trybie offline i nanosi na wydruk kod QR. Do tego potrzebuje certyfikatu: w ustawieniach integracji podajesz numer seryjny certyfikatu, plik klucza prywatnego i hasło do klucza. Źródło: pomoc Base.
KSeF wydaje dwa typy certyfikatów: typ 1 do uwierzytelnienia i typ 2 do trybu offline. Każdy generuje się osobno, w Aplikacji Podatnika KSeF, a certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata. Źródło: ksef.podatki.gov.pl, certyfikaty KSeF. Do Base potrzebujesz certyfikatu offline. Wpisz w kalendarz datę jego wygaśnięcia.
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r. dla sklepu na Base
Obowiązek dla wszystkich. Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF mogą fakturować firmy, u których miesięczna sprzedaż na fakturach nie przekracza 10 000 zł z VAT. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną. Źródło: Izba Administracji Skarbowej we Wrocławiu, 9.10.2026. Dla sklepu na Base to sygnał, żeby ustalić, gdzie powstaje faktura do paragonu dla klienta z NIP.
Tokeny. Pierwotnie tokeny miały działać tylko do końca 2026 r. W czerwcu 2026 r. Ministerstwo Finansów zaproponowało, żeby zostały także po 31 grudnia 2026 r., z okresem ważności od 1 do 365 dni i z nowym uprawnieniem do automatycznego odnawiania tokenu za zgodą właściciela. Źródło: ksef.podatki.gov.pl, podsumowanie konsultacji, 11.06.2026. Na 20 października 2026 r. nie znaleźliśmy komunikatu, który zamyka ten temat. Dlatego miej w zapasie certyfikat KSeF i sprawdź, czy integracja w Base nie zatrzyma się na wygasłym tokenie.
Kary. Projekt ustawy UD477 przesuwa stosowanie kar za błędy w KSeF z 1 stycznia 2027 r. na 1 stycznia 2028 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian. Na 20 października 2026 r. projekt ma za sobą etap Stałego Komitetu Rady Ministrów (12.10) i jest na etapie Rady Ministrów (16.10). Kolejne kroki to m.in. skierowanie do Sejmu, uchwalenie i podpis Prezydenta. Źródło: Rządowy Proces Legislacyjny, UD477.
Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym, stan na 20 października 2026 r. 1 Etap Stałego Komitetu Rady Ministrów. 2 Bieżący etap: Rada Ministrów. 3 Skierowanie do Sejmu jeszcze przed projektem.
Przesunięcie kar nie zmienia konfiguracji w Base. Faktura wystawiona poza KSeF po 1 stycznia 2027 r. nadal będzie błędem, tylko bez kary przez rok, jeśli ustawa przejdzie.
Lista kontrolna przed przełączeniem na produkcję
- Kanał. Wiesz, który system wysyła każdą serię faktur. W pozostałych wysyłka jest wyłączona.
- Token. Osobny token produkcyjny, tylko z uprawnieniem do wystawiania faktur, zapisany w menedżerze haseł. Wiesz, kiedy wygasa i kto go odnowi.
- NIP. W ustawieniach integracji jest NIP firmy, dla której wygenerowano token produkcyjny.
- Serie. Zaznaczone tylko serie wystawiane w Base.
- Test. Na preprod przeszły: faktura ze sklepu, faktura B2B z Allegro, korekta, faktura bez NIP, faktura 0% lub OSS, odrzucenie.
- Statusy. Jest osoba, która codziennie sprawdza „W przetwarzaniu” i odrzucone.
- Offline. Certyfikat KSeF typu offline wgrany do Base, data wygaśnięcia w kalendarzu.
- Księgowość. Biuro wie, skąd brać numery KSeF i faktury.
Jeśli używasz Base razem z ERP i chcesz uporządkować, który system prowadzi stany, zamówienia i dokumenty, zobacz poradnik o integracji BaseLinkera (Base) i Apilo z ERP, WMS i KSeF. Gdy rozważasz zmianę systemu, porównanie znajdziesz w tekście Apilo czy BaseLinker (Base). Jeśli faktury wystawiasz w Apilo, zobacz konfigurację KSeF w Apilo krok po kroku: Apilo łączy się z KSeF certyfikatem, nie tokenem.
Kiedy warto zlecić konfigurację
Sama integracja w Base to kilkanaście pól. Czas zajmuje wszystko dookoła: ustalenie z księgowością, który system wysyła które serie, wyłączenie wysyłki w ERP lub programie księgowym, test przypadków z Allegro i korekt, odbiór na prawdziwych fakturach.
W Syntropic robimy to jako KSeF dla sklepu: konfiguracja w BaseLinkerze (Base), Apilo lub ERP w 5 dni roboczych, w stałej cenie 2 900 zł netto za opisany zakres. Dostajesz mapę dokumentów, jeden kanał wysyłki, test na preprod, checklistę odbioru i instrukcję dla księgowości.
Umów rozmowę albo najpierw przejdź sprawdzacz KSeF. Pozostałe poradniki znajdziesz na blogu Syntropic.