KSeF w Apilo włączasz w Administracja › Księgowość konfiguracja: dodajesz integrację KSeF, wgrywasz certyfikat i klucz prywatny z Aplikacji Podatnika KSeF, wpisujesz hasło, NIP i środowisko, a potem tworzysz dla tej integracji osobną serię numeracji. Apilo nie używa tokenu, więc zaczynasz od certyfikatu wygenerowanego przez właściciela albo administratora firmy w KSeF. Integracja działa tylko dla faktur z modułu fakturowania Apilo; jeśli faktury wystawia wFirma, Fakturownia albo ERP, KSeF ustawiasz tam.
Stan na 23 października 2026 r. Przy każdym fragmencie jest link do źródła.
| Krok | Gdzie | Co ustawić | Typowy błąd |
|---|---|---|---|
| 1. Kanał wysyłki | Apilo, program księgowy, ERP | Jeden system wysyła daną serię faktur | Wysyłka włączona w Apilo i w programie księgowym |
| 2. Certyfikat | Aplikacja Podatnika KSeF | Certyfikat typu 1 i klucz (.cert, .key), hasło, opcjonalnie typ 2 do offline | Data początku ważności ustawiona na jutro |
| 3. Integracja | Apilo › Księgowość konfiguracja › Dodaj | Nazwa, certyfikat, klucz, hasło, NIP, środowisko, OSS | Brak uprawnienia InvoiceWrite |
| 4. Seria numeracji | Nowa seria, „Integracja zewnętrzna”: KSeF | Osobna seria na każdą integrację, wysyłka automatyczna | Jedna seria dla dwóch NIP |
| 5. Płatności | Powiązania płatności | Metody płatności zmapowane na KSeF | Niezmapowana metoda znika z faktury w KSeF |
| 6. Test | Środowisko przedprodukcyjne | Faktura, korekta, B2B z Allegro, OSS, błąd | Prawdziwe dane klientów na preprod |
| 7. Produkcja | Dokumenty księgowe | Statusy „Przetwarzanie”, „Błąd”, „Wystawiono offline” | Nikt nie patrzy na „Błąd” |
Krok 1: ustal, czy Apilo ma w ogóle wysyłać faktury
Integracja z KSeF jest dostępna tylko dla użytkowników modułu fakturowania Apilo. Kto wystawia faktury w zewnętrznym programie (Apilo wymienia wFirmę, Fakturownię, InFakt i FakturęXL), wysyła je do KSeF z tego programu. Źródło: pomoc Apilo, połączenie z KSeF.
Odpowiedz więc najpierw na pytanie: gdzie powstaje faktura? Jeśli w Apilo, to Apilo jest kanałem wysyłki. Jeśli w Subiekcie, Optimie, enova365 albo w programie księgowym online, wysyła ten system, a w Apilo integracji KSeF nie dodajesz. Cztery typowe konfiguracje sklepu rozpisaliśmy w poradniku o KSeF w sklepie na BaseLinkerze (Base) i Apilo.
Jeśli nie masz pewności, przejdź nasz sprawdzacz KSeF. Osiem pytań, bez wpisywania danych, a w odpowiedzi jeden rekomendowany kanał i lista rzeczy do sprawdzenia.
Sprawdzacz na stronie oferty, odpowiedzi przykładowe. 1 Rekomendowany kanał wysyłki: Apilo. 2 Ryzyka z odpowiedzi, tu faktury B2B z Allegro, korekty i oznaczenie OSS.
Obsługujesz kilka firm w jednym Apilo? Integrację KSeF dodajesz osobno dla każdego NIP, a każda dostaje własną serię numeracji. Źródło: pomoc Apilo.
Krok 2: wygeneruj certyfikat KSeF w Aplikacji Podatnika
Tu Apilo różni się od BaseLinkera (Base). Base przyjmuje token, a Apilo prosi o dwa pliki: certyfikat (.cert) i klucz prywatny (.key), oraz hasło do klucza. Źródło: pomoc Apilo.
KSeF wydaje dwa typy certyfikatów. Typ 1 służy do uwierzytelnienia w KSeF, czyli do samego połączenia. Typ 2 służy do oznaczania faktur kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w trybie offline. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata od wytworzenia albo od daty, którą wskażesz. Źródło: ksef.podatki.gov.pl, certyfikaty KSeF.
Jak to zrobić:
- Otwórz Aplikację Podatnika KSeF dla wybranego środowiska: przedprodukcyjną do testu, produkcyjną do pracy.
- Podaj NIP i zaloguj się przez login.gov.pl (Profil Zaufany, mObywatel, e-dowód) albo podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią.
- Wygeneruj klucz i złóż wniosek o certyfikat: nadaj mu nazwę i hasło.
- Pobierz oba pliki, .cert i .key. Jeśli chcesz tryb offline, powtórz to dla certyfikatu typu 2.
Aplikacja Podatnika KSeF, środowisko przedprodukcyjne. 1 Nazwa środowiska pod tytułem: sprawdź ją, zanim wygenerujesz certyfikat. 2 Logowanie przez login.gov.pl. 3 Logowanie podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią.
Dwie rzeczy, na których najczęściej stoi wdrożenie:
- Kto generuje. Certyfikat dziedziczy uprawnienia osoby, która go wygenerowała. Apilo zaleca, żeby robił to tylko właściciel albo administrator. Gdy fakturami zajmuje się biuro rachunkowe, ustalcie, kto ma te pliki i kto odnowi certyfikat. Źródło: pomoc Apilo.
- Data początku ważności. Jeśli przy generowaniu wybierzesz datę w przyszłości, na przykład od jutra, certyfikat nie będzie aktywny w dniu dodania do Apilo. Zostaw dzisiejszą datę. Źródło: pomoc Apilo, FAQ.
Wpisz w kalendarz datę wygaśnięcia certyfikatu, najpóźniej 2 lata od wytworzenia. Certyfikat typu 1 uwierzytelnia połączenie, więc nowy wgraj do Apilo przed tą datą.
Krok 3: dodaj integrację KSeF w Apilo
W Apilo wejdź w Administracja › Księgowość konfiguracja i dodaj integrację KSeF. Pola formularza według pomocy Apilo. Źródło: pomoc Apilo.
| Pole w Apilo | Co wpisać | Na co uważać |
|---|---|---|
| Nazwa | Dowolna, np. NIP i środowisko | Przy kilku firmach od razu widać, która to integracja |
| Certyfikat i klucz prywatny | Pliki .cert i .key certyfikatu typu 1 | Pliki z tego samego środowiska, które wybierasz niżej |
| Hasło | Hasło nadane przy generowaniu klucza | Zapisz je w menedżerze haseł |
| NIP | NIP firmy | Ten sam NIP, dla którego wygenerowano certyfikat |
| Środowisko | Przedprodukcyjne do testu, produkcyjne do pracy | Na preprod wysyłaj tylko fikcyjne dane |
| Certyfikat offline (opcjonalnie) | Plik, klucz i hasło certyfikatu typu 2 | Bez niego nie ma faktur w trybie offline |
| Przekaż oznaczenie OSS | Zaznacz, jeśli rozliczasz sprzedaż do UE w OSS | Bez tego faktury OSS idą bez oznaczenia |
Po zapisaniu użyj weryfikatora uprawnień. Pokazuje, czy właściciel certyfikatu ma uprawnienie InvoiceWrite, czyli do wystawiania faktur. Bez niego Apilo nie wyśle faktury. Źródło: pomoc Apilo.
Dokumenty wysłane w trybie offline Apilo oznacza adnotacją „Wystawiono w trybie offline”.
Krok 4: utwórz osobną serię numeracji
W Księgowość konfiguracja tworzysz nową serię numeracji i w polu „Integracja zewnętrzna” wybierasz KSeF. Każda aktywna integracja KSeF potrzebuje odrębnej, unikalnej serii. Źródło: pomoc Apilo.
W ustawieniach tej serii decydujesz o wysyłce:
- Automatycznie. Faktura idzie do KSeF zaraz po wygenerowaniu. Włączasz to w Administracja › Księgowość konfiguracja › Edycja przy danej serii.
- Ręcznie. W Zamówienia › Dokumenty księgowe zaznaczasz dokumenty i eksportujesz je do KSeF.
W tej samej serii są opcje, które trafiają do faktury w KSeF: metoda kasowa, odwrotne obciążenie, mechanizm podzielonej płatności, zwolnienie z VAT z podstawą zwolnienia, numer BDO, termin płatności, numer konta, JST i członek grupy VAT. Faktury korygujące dziedziczą ustawienia z serii faktury. Źródło: pomoc Apilo.
Jedna seria to jeden kanał wysyłki. Jeśli faktury hurtowe wystawia ERP, a sklepowe Apilo, seria KSeF w Apilo obejmuje tylko sklep.
Krok 5: zmapuj metody płatności
W Administracja › Księgowość konfiguracja › Powiązania płatności przypisujesz metody płatności ze sklepu i marketplace’ów do wartości KSeF. Metoda bez powiązania pomija sekcję płatności w fakturze wysyłanej do KSeF. Źródło: pomoc Apilo.
Przejdź listę metod z Allegro, sklepu i pozostałych kanałów. Pobranie, przelew, płatność online i BLIK u operatora to częste pozycje, które warto zmapować przed testem.
Krok 6: test na środowisku przedprodukcyjnym
Na preprod wybierasz w integracji środowisko przedprodukcyjne, wgrywasz certyfikat z przedprodukcyjnej Aplikacji Podatnika i przechodzisz przypadki, które w sklepie zdarzają się co tydzień:
- zwykła faktura z zamówienia ze sklepu,
- faktura dla firmy z Allegro, z NIP z zamówienia,
- korekta tej faktury,
- faktura z oznaczeniem OSS albo w stawce 0%, jeśli takie wystawiasz,
- faktura z mechanizmem podzielonej płatności, jeśli go stosujesz,
- faktura z błędem, żeby zobaczyć, co się dzieje po odrzuceniu.
Dokument wysłany do KSeF Apilo blokuje do edycji i dodaje do niego kod QR. Źródło: Apilo, integracja z KSeF. Sprawdź na preprod, czy wydruk z kodem QR wygląda tak, jak oczekuje klient i księgowość.
Krok 7: produkcja i statusy dokumentów
Na produkcji zmieniasz środowisko na produkcyjne i wgrywasz certyfikat z produkcyjnej Aplikacji Podatnika. Certyfikatu z preprod nie przenosisz.
W Zamówienia › Dokumenty księgowe dokument ma jeden ze statusów: Szkic, Przetwarzanie, Wystawiono, Wystawiono offline, Oczekuje na PDF, Błąd, Anulowano albo Usunięto. Stamtąd pobierzesz też XML faktury. Źródło: pomoc Apilo.
Ustal, kto codziennie patrzy na dokumenty w statusie „Błąd” i „Przetwarzanie” i kto je poprawia. W listopadzie i grudniu, przy większej liczbie zamówień, to zadanie na kilka minut dziennie, które łatwo pominąć.
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r. dla sklepu na Apilo
Obowiązek dla wszystkich. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich podatników, także dla firm, które do końca 2026 r. mogą fakturować poza KSeF dzięki limitowi sprzedaży. Źródło: Izba Administracji Skarbowej we Wrocławiu, 9.10.2026.
Kary. 20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy, który odracza kary pieniężne za błędy w stosowaniu KSeF do 31 grudnia 2027 r. Ministerstwo Finansów podkreśla, że obowiązek stosowania KSeF zostaje, a administracja skarbowa nadal będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem. Źródło: Ministerstwo Finansów, 20.10.2026. Projekt UD477 został tego samego dnia skierowany do Sejmu; dalsze etapy to praca w Sejmie i Senacie oraz podpis Prezydenta. Źródło: Rządowy Proces Legislacyjny, UD477.
Projekt UD477 w Rządowym Procesie Legislacyjnym, stan na 23 października 2026 r. 1 Etap Rady Ministrów. 2 Skierowanie projektu do Sejmu: dalszy proces jest na stronach Sejmu.
Tokeny a certyfikaty. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że tokeny KSeF zostaną utrzymane bezterminowo. Źródło: ksef.podatki.gov.pl, certyfikaty KSeF. Dla Apilo to bez znaczenia, bo integracja działa na certyfikacie. Liczy się data wygaśnięcia certyfikatu.
Odroczenie kar nie zmienia konfiguracji w Apilo. Faktura wystawiona poza KSeF po 1 stycznia 2027 r. nadal będzie błędem, tylko bez kary pieniężnej do końca 2027 r., jeśli ustawa przejdzie.
Lista kontrolna przed przełączeniem na produkcję
- Kanał. Wiesz, który system wysyła każdą serię faktur. W programie księgowym i ERP wysyłka tych serii jest wyłączona.
- Certyfikat. Produkcyjny certyfikat typu 1 i klucz wygenerował właściciel albo administrator, z dzisiejszą datą początku ważności. Pliki i hasło są w menedżerze haseł.
- Uprawnienia. Weryfikator w Apilo pokazuje InvoiceWrite.
- Seria. Osobna seria z „Integracja zewnętrzna”: KSeF, ustawiona wysyłka automatyczna albo ręczna.
- Płatności. Wszystkie metody płatności zmapowane w Powiązaniach płatności.
- Test. Na preprod przeszły: faktura ze sklepu, faktura B2B z Allegro, korekta, OSS lub 0%, MPP, odrzucenie.
- Offline. Certyfikat typu 2 wgrany do Apilo, data wygaśnięcia w kalendarzu.
- Księgowość. Biuro wie, skąd brać numery KSeF i XML faktur.
Jeśli łączysz Apilo z ERP albo WMS, zobacz poradnik o integracji BaseLinkera (Base) i Apilo z ERP, WMS i KSeF. Gdy dopiero przenosisz się z Base do Apilo, porównanie obu systemów jest w tekście Apilo czy BaseLinker (Base), a tę samą konfigurację po stronie Base opisujemy w artykule konfiguracja KSeF w BaseLinkerze (Base) krok po kroku.
Kiedy warto zlecić konfigurację
Sam formularz w Apilo to kilka pól. Czas zajmuje wszystko dookoła: certyfikat od właściciela firmy, ustalenie z księgowością, który system wysyła które serie, wyłączenie wysyłki w programie księgowym lub ERP, mapowanie płatności, test przypadków z Allegro, korekt i OSS, odbiór na prawdziwych fakturach.
W Syntropic robimy to jako KSeF dla sklepu: konfiguracja w BaseLinkerze (Base), Apilo lub ERP w 5 dni roboczych, w stałej cenie 2 900 zł netto za opisany zakres. Dostajesz mapę dokumentów, jeden kanał wysyłki, test na preprod, checklistę odbioru i instrukcję dla księgowości.
Umów rozmowę albo najpierw przejdź sprawdzacz KSeF. Pozostałe poradniki znajdziesz na blogu Syntropic.