Do KSeF fakturę wysyła ten program, w którym ją wystawiasz. W sklepie na BaseLinkerze (Base) lub Apilo to jeden z trzech: sam Base lub Apilo, program ERP (Subiekt, Optima, enova365) albo program księgowy online (wFirma, Fakturownia). Wybierz jeden kanał wysyłki i wyłącz ją w pozostałych. Przy dwóch kanałach ta sama faktura trafia do KSeF dwa razy albo każdy system zakłada, że wyśle ją ten drugi.
Stan na 10 października 2026 r.; link do źródła jest przy każdym fragmencie.
Który system wysyła faktury do KSeF: cztery konfiguracje
| Konfiguracja | Gdzie powstaje faktura | Kto wysyła do KSeF | Co wyłączyć |
|---|---|---|---|
| Tylko Base | W Base, z zamówień ze sklepu i marketplace’ów | Base (integracja w abonamencie) | Wysyłkę w programie księgowym, jeśli faktury trafiają tam przez integrację |
| Base + ERP (Subiekt, Optima) | W ERP, z zamówień przeniesionych przez integrator | ERP (moduł KSeF producenta) | Integrację KSeF w Base albo serie z ERP w Base |
| Apilo + ERP | W ERP albo w Apilo, zależnie od integratora | System, który wystawia dokument sprzedaży | Wysyłkę w drugim systemie dla tych samych serii |
| Sklep + wFirma lub Fakturownia | W programie księgowym, z zamówień ze sklepu, Base lub Apilo | Program księgowy | Integrację KSeF w Base lub Apilo |
Faktura ma jednego wystawcę i jeden kanał wysyłki. Serie numeracji pozwalają rozdzielić dokumenty, gdy część z nich powstaje gdzie indziej, na przykład paragony w sklepie, a faktury dla firm w ERP.
Terminy KSeF (stan na październik 2026)
- 1 lutego 2026 r.: firmy, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT.
- 1 kwietnia 2026 r.: pozostali przedsiębiorcy.
- Do 31 grudnia 2026 r.: poza KSeF mogą fakturować firmy, u których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł z VAT. Do końca 2026 r. działają też faktury z kas fiskalnych i paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone.
- 1 stycznia 2027 r.: obowiązek obejmuje wszystkich, także najmniejsze firmy.
Źródło: ksef.podatki.gov.pl, etapy wdrożenia i kluczowe terminy.
16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało projekt, który przesuwa kary za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 r. To zapowiedź nowelizacji, a obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostaje bez zmian. Źródło: inFakt, 17.09.2026. Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie. Źródło: ksef.podatki.gov.pl.
Base: co robi integracja z KSeF, a czego nie robi
Base ma integrację z KSeF 2.0 w cenie abonamentu. Wysyła faktury wystawione w swoim panelu: automatycznie po utworzeniu albo ręcznie, z eksportem do 12 miesięcy wstecz. Po przyjęciu przez KSeF dopisuje do wydruku numer KSeF, kod QR, datę i status, a dokumenty w przetwarzaniu sprawdza co 60 minut. Gdy bramka KSeF nie działa, przechodzi w tryb offline, który wymaga certyfikatu. Źródło: Base, integracja z KSeF i pomoc Base.
Czego Base nie robi, według własnej dokumentacji:
- Wysyła wyłącznie dokumenty wystawione w Base. Faktur z ERP ani z programu księgowego do KSeF nie przekaże.
- Faktur z KSeF nie odbiera i, jak pisze w FAQ, ta funkcja nie jest planowana. Faktury kosztowe odbierasz w innym programie.
- Faktury zaliczkowe, końcowe i VAT marża są opisane jako „wkrótce”. Jeśli je wystawiasz, dziś wysyłasz je z innego systemu.
O duplikatach decydują trzy ustawienia: „Przekazuj faktury bez NIP nabywcy” (faktury konsumenckie możesz wyłączyć z wysyłki albo dać im osobną serię), wybór serii numeracji wysyłanych do KSeF oraz „Przekaż oznaczenie OSS”. Base wprost prosi o jeden kanał wysyłki: jeśli faktury wystawiasz w zewnętrznym programie księgowym lub ERP, wysyłaj je stamtąd. Każdy NIP wymaga osobnej integracji i osobnej serii. Token jest osobny dla środowiska przedprodukcyjnego i produkcyjnego, a ręczne ponowienie wysyłki dokumentu, który wciąż jest „W przetwarzaniu”, kończy się błędem duplikatu.
Apilo: KSeF w każdym planie
Apilo ma integrację z KSeF w cenie każdego abonamentu. Wysyła automatycznie wszystkie faktury księgowe i korekty wystawione w Apilo, blokuje edycję dokumentu po eksporcie, dodaje kod QR i identyfikator KSeF na dokumentach, obsługuje kilka połączeń z KSeF (kilka NIP-ów) i daje dostęp do środowiska przedprodukcyjnego oraz produkcyjnego. W pomocy uwierzytelnienie jest opisane certyfikatem z pełnymi uprawnieniami, a połączenia dodane przed 1 lutego 2026 r. mają tylko środowisko przedprodukcyjne, więc do produkcji trzeba dodać nowe. Źródło: Apilo, integracja z KSeF i pomoc Apilo.
Jeśli faktury powstają w zewnętrznym programie księgowym, Apilo odsyła do jego wysyłki. Przy połączeniu z wFirmą jest przełącznik „Oczekuj na numer KSeF”: z nim do Apilo wraca dopiero dokument przetworzony, bez niego wersja robocza. Źródło: pomoc Apilo, wFirma. Korekty dziedziczą ustawienia serii faktury, więc serię ustawiasz raz.
ERP jako jedyny kanał
W sklepie z Subiektem, Optimą czy enova365 faktury zwykle powstają w ERP, bo tam jest magazyn, księgowość i JPK. Integrator (Base Bridge, SubLinker, ELTE-S, e-merge, Sellintegro i inne) przenosi zamówienia z Base lub Apilo, a ERP wystawia dokument sprzedaży i wysyła go do KSeF modułem producenta. Integracja KSeF w Base lub Apilo zostaje wtedy wyłączona albo ograniczona do serii, które do ERP nie trafiają, na przykład paragonów.
Strony integratorów w katalogu Base nie opisują KSeF, więc zapytaj wprost: czy integrator przenosi gotową fakturę z Base (wtedy ERP jej nie wystawia ponownie), czy zamówienie (wtedy fakturę wystawia ERP). Źródło: Base, integracje z Subiektem.
Program księgowy online działa podobnie. wFirma wysyła do KSeF każdą fakturę utworzoną przez API lub integrację (z Base, Apilo, sklepu) od razu po utworzeniu, jeśli włączona jest wysyłka sprzedaży i użytkownik API ma autoryzację KSeF. Przez API nie ma wersji roboczych, faktury dla osób bez NIP mają osobny przełącznik, a dokument z numerem KSeF poprawia się wyłącznie korektą. Faktury zaliczkowe, końcowe i VAT marża wFirma wysyła. Źródło: pomoc wFirma. Gdy kanałem jest wFirma, w Base lub Apilo wysyłka do KSeF musi być wyłączona.
Marketplace’y: Allegro, firmy z NIP, paragony
Faktura dla firmy. Gdy kupujący na Allegro podaje dane firmy w formularzu zakupu, fakturę wystawia sprzedawca w swoim systemie. Jeśli wystawi ją w KSeF, kupujący znajdzie ją na swoim koncie w KSeF. Źródło: pomoc Allegro. Dla sklepu oznacza to dwie rzeczy: NIP z zamówienia musi przejść przez Base lub Apilo do systemu, który wystawia faktury, a faktura z NIP musi należeć do serii wysyłanej do KSeF. Faktury za opłaty Allegro trafiają do KSeF automatycznie, a w zakładce Faktury zostają ich wizualizacje, jak podaje moderacja społeczności Allegro. Źródło: FAQ społeczności Allegro.
Paragony i B2C. Sprzedaż konsumencka nie wymaga KSeF, a faktury dla osób prywatnych są w nim dobrowolne. Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną bez wysyłki do KSeF. Od 2027 r. ten wyjątek znika, więc sklep z kasą fiskalną powinien już teraz ustalić, w którym systemie powstaje faktura do paragonu dla firmy.
Korekty i zwroty. Zwrot towaru od firmy kończy się fakturą korygującą w tym samym systemie, który wystawił fakturę pierwotną, i w tej samej serii. Apilo wysyła korekty automatycznie, Base obsługuje je w integracji, w wFirmie dokument z numerem KSeF poprawia się korektą. Allegro zapowiada, że faktury korygujące zastąpią noty korygujące.
Typowe błędy
| Błąd | Skąd się bierze | Co zrobić |
|---|---|---|
| Faktura w KSeF dwa razy | Base lub Apilo i ERP wysyłają tę samą serię | Jeden kanał; w drugim wyłączyć wysyłkę albo wykluczyć serię |
| Faktura bez numeru KSeF na PDF | Dokument z serii, której wybrany system nie wysyła, albo PDF pobrany przed przyjęciem | Sprawdzić serie; w Base PDF aktualizuje się po przyjęciu, w Apilo QR i ID pojawiają się po eksporcie |
| Błąd duplikatu przy ponownej wysyłce | Ręczne ponowienie, gdy dokument jest jeszcze „W przetwarzaniu” | Odczekać; Base sprawdza status co 60 minut |
| Brak oznaczenia OSS | Wyłączone „Przekaż oznaczenie OSS” | Włączyć w Base lub Apilo; w ERP sprawdzić procedurę na fakturze testowej |
| Faktura zaliczkowa poza KSeF | Base opisuje zaliczkowe jako „wkrótce” | Zaliczkowe i końcowe wystawiać w ERP lub programie księgowym |
| Faktura dla firmy bez NIP | NIP z zamówienia nie przeszedł do systemu fakturującego | Sprawdzić mapowanie danych nabywcy w integratorze |
| Wysyłka przestała działać po starcie produkcji | Token lub połączenie z preprod użyte na produkcji | Nowy token dla produkcji w Base; w Apilo nowe połączenie z certyfikatem |
Checklista odbioru konfiguracji
Przepuść przez wybrany kanał komplet dokumentów najpierw na środowisku przedprodukcyjnym, potem na produkcji:
- Faktura zwykła z zamówienia ze sklepu: numer KSeF i kod QR na PDF.
- Faktura dla firmy z Allegro z NIP-em z zamówienia: NIP na dokumencie, dokument w serii wysyłanej do KSeF.
- Faktura bez NIP dla konsumenta: zgodnie z decyzją wysłana albo wykluczona.
- Korekta do faktury z punktu 1: ten sam system, ta sama seria, numer KSeF korekty.
- Zamówienie OSS: oznaczenie procedury na fakturze.
- Ta sama sprzedaż w drugim systemie (ERP albo Base lub Apilo): wysyłka wyłączona, brak drugiego numeru KSeF.
- Odrzucenie przez KSeF (celowo błędne dane): kto dostaje informację i jak dokument wraca do wysyłki.
- Lista serii numeracji i tabela „który system wysyła co” przekazana księgowości.
Konfiguracja jest odebrana, gdy każdy punkt ma oczekiwany wynik na produkcji.
Najczęstsze pytania
Czy BaseLinker (Base) wysyła faktury do KSeF?
Tak. Integracja jest w abonamencie i wysyła faktury wystawione w Base automatycznie po utworzeniu albo ręcznie, pojedynczo lub zbiorczo. Faktur wystawionych w innych systemach ani faktur kosztowych z KSeF nie obsługuje.
Czy Apilo ma integrację z KSeF?
Tak, w każdym planie. Apilo wysyła faktury księgowe i korekty, blokuje edycję dokumentu po eksporcie, dodaje kod QR i identyfikator KSeF, obsługuje kilka połączeń oraz środowisko przedprodukcyjne i produkcyjne.
Mam Base i Subiekta. Który z nich ma wysyłać do KSeF?
Ten, w którym powstaje faktura. Jeśli integrator przenosi zamówienia i Subiekt wystawia dokument sprzedaży, kanałem jest Subiekt, a w Base wysyłka jest wyłączona. Jeśli Base wystawia fakturę, a integrator przenosi ją do Subiekta jako gotowy dokument, kanałem jest Base. Dwa kanały dla tej samej serii dają duplikaty.
Czy Shoper albo IdoSell wysyła faktury do KSeF?
Jeśli faktury powstają w module sklepu, sprawdź integrację z KSeF w dokumentacji platformy. W sklepach z Base, Apilo lub programem księgowym wygodniej jest przenieść fakturowanie tam i mieć jeden kanał wysyłki dla wszystkich kanałów sprzedaży.
Sprzedaję poniżej 10 tys. zł miesięcznie. Czy muszę już mieć KSeF?
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł z VAT. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje wszystkich.
Co z fakturą do paragonu dla firmy?
Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł jest fakturą uproszczoną i nie trafia do KSeF. Faktura dla firmy wystawiona w programie fakturującym trafia do KSeF jak każda inna. Od 2027 r. wyjątek dla paragonów znika, więc warto już teraz ustalić, w którym systemie powstaje faktura do paragonu.
Co dalej
Jeśli kanałem wysyłki jest Base, ustawienia integracji pole po polu, token, serie numeracji, test na preprod i certyfikat offline opisujemy w artykule konfiguracja KSeF w BaseLinkerze (Base) krok po kroku. Dla Apilo, od certyfikatu KSeF po serię numeracji i statusy, jest osobny tekst: konfiguracja KSeF w Apilo krok po kroku.
Jeśli wolisz, żeby ktoś to ustawił i odebrał za Ciebie, zobacz ofertę KSeF dla sklepu: konfiguracja w Base, Apilo lub ERP w 5 dni, stała cena. Jest tam też sprawdzacz: osiem pytań, a w odpowiedzi jeden rekomendowany kanał wysyłki i lista ryzyk. Szerszy porządek w stanach, cenach i dokumentach opisujemy w ofercie integracji BaseLinkera i Apilo z ERP i WMS.