Sklep sprzedaje na własnej stronie, na Allegro i na Erli. Zamówienia spływają do BaseLinkera, faktury wychodzą z Subiekta, a magazyn pracuje na swoim programie albo na arkuszu. Przez większość dni wszystko się zgadza. Kłopot wychodzi przy wyprzedaży albo w piątek wieczorem, kiedy ostatnią sztukę kupują dwie osoby w dwóch kanałach.
W takich sytuacjach każdy program zwykle działa poprawnie sam w sobie. Brakuje ustalenia, który z nich prowadzi stan magazynowy i który tworzy dokumenty sprzedaży. Poniżej opisujemy, jak to ustalić przed wyborem integratora i jak sprawdzić, czy wdrożenie faktycznie działa.
Krótko o nazwie: w maju 2025 roku BaseLinker zmienił nazwę na Base, a konta, dane i integracje zostały bez zmian. Źródło: Base. W tekście używamy starej nazwy, bo pod nią większość osób wciąż go szuka i tak się o nim mówi w firmach.
Najpierw ustal, który system jest źródłem prawdy
Dla każdego rodzaju danych jeden system powinien być właścicielem. Pozostałe tylko te dane odczytują. W sklepach z ERP najczęściej wygląda to tak:
| Dane | Gdzie zwykle są prowadzone | Na co uważać |
|---|---|---|
| Stany magazynowe | ERP albo WMS | Rezerwacje z zamówień, które jeszcze nie trafiły do ERP |
| Ceny | ERP albo BaseLinker | Promocje ustawiane ręcznie bezpośrednio w marketplace |
| Opisy, zdjęcia, parametry | BaseLinker, PIM albo sklep | Warianty łączone po nazwie zamiast po SKU lub EAN |
| Zamówienia | BaseLinker lub Apilo | Zmiany w zamówieniu po jego imporcie do ERP |
| Faktury i paragony | ERP albo BaseLinker lub Apilo | Numeracja i wysyłka do KSeF |
BaseLinker może być głównym magazynem albo podporządkować się magazynowi zewnętrznemu, na przykład w ERP lub w hurtowni. Źródło: Base. Obie konfiguracje działają. Problem zaczyna się wtedy, gdy ten sam stan da się zmienić w dwóch miejscach, a synchronizacja idzie w obie strony. Ręczna korekta w jednym systemie zostaje nadpisana przy następnym przebiegu i nikt nie wie, która liczba jest prawdziwa.
Taką tabelę warto spisać dla swojej firmy, z nazwą konkretnego programu w każdej komórce, i pokazać ją magazynowi, księgowości oraz osobie, która prowadzi sklep. Jeśli ktoś się z nią nie zgadza, lepiej wiedzieć o tym przed wdrożeniem.
Kto robi integrację BaseLinkera z ERP
Base nie buduje większości połączeń z programami ERP samodzielnie. Według katalogu integracji dostarczają je głównie zewnętrzne firmy. Przy Subiekcie GT jest ich kilka, między innymi Base Bridge (oznaczony jako oficjalny i dostępny w abonamencie), SubLinker, e-merge i integratory.pl. Różnią się kierunkiem synchronizacji, obsługiwanymi dokumentami i modelem płatności: od integracji w cenie abonamentu, przez opłatę miesięczną lub roczną, po jednorazowy koszt liczony w tysiącach złotych. Źródło: Base, integracje Subiekt GT. Podobnie wygląda to przy Optimie, enova365 czy Comarch ERP XL.
Przy wyborze integratora najwięcej mówią odpowiedzi na kilka konkretnych pytań:
- Jakie dokumenty powstają w ERP z zamówienia? Samo zamówienie od klienta (ZK), od razu faktura lub paragon, czy jedno i drugie?
- Czy zamówienie rezerwuje towar w ERP i kiedy ta rezerwacja znika?
- Co się dzieje, gdy klient zmieni lub anuluje zamówienie już po imporcie?
- Jak obsługiwane są zwroty i korekty?
- Po czym łączone są produkty: SKU, EAN czy identyfikator z ERP? Jak integracja radzi sobie z wariantami i zestawami?
- Gdzie działa integrator? Przy programach instalowanych lokalnie część rozwiązań pracuje na komputerze z dostępem do bazy ERP. Zapytaj, co się dzieje, gdy ten komputer jest wyłączony.
- Kto dostaje informację, gdy synchronizacja stanie, i po jakim czasie?
Ostatnie pytanie często się pomija. Od odpowiedzi na nie zależy, czy o problemie dowiesz się z alertu, czy od klienta, który kupił niedostępny towar.
Apilo zamiast BaseLinkera?
Apilo pełni podobną rolę. Zbiera zamówienia z kanałów sprzedaży, prowadzi stany, wystawia dokumenty i łączy się z programami księgowo-magazynowymi. Na liście integracji ma między innymi Subiekt GT i nexo PRO, Comarch Optima i ERP XL, Symfonię, WAPRO WF-MAG, enova365 i Streamsoft Prestiż, a do tego kilka systemów WMS oraz KSeF. Część połączeń z ERP jest opisana jako rozwiązanie Sellintegro, czyli również firmy zewnętrznej. Źródło: Apilo, integracje.
Porównania Apilo i BaseLinkera zwykle kończą się na cenniku i liczbie obsługiwanych marketplace’ów. W firmie z ERP i magazynem więcej waży to, czy dla Twojej konkretnej pary ERP i WMS istnieje utrzymywane połączenie, kto je rozwija i czy przejdzie test na Twoich danych. Przed przenosinami z jednego narzędzia na drugie przepuść przez nowe kilkanaście prawdziwych zamówień, także tych nietypowych.
Jeśli rozważasz zmianę, przeczytaj nasze porównanie Apilo i BaseLinkera (Base) w 2026: tabela cen, integracji i KSeF, sygnały, kiedy warto przejść, i plan przenosin bez przestoju. Samą migrację z BaseLinkera (Base) do Apilo prowadzimy w stałej cenie za uzgodniony zakres, razem z ERP i KSeF.
WMS: kiedy wystarczy BaseLinker, a kiedy osobny system
Base ma własny moduł magazynowy i WMS App, czyli widok panelu na telefon lub terminal. Pozwala skanować kody aparatem, zbierać zamówienia i pakować paczki, a każda operacja od razu zapisuje się w systemie. Źródło: Base, WMS App. Przy jednym magazynie i prostym asortymencie to często wystarcza.
Osobny WMS pojawia się zwykle wtedy, gdy magazyn ma wiele stref i lokalizacji, gdy towar trzeba prowadzić partiami albo z datą ważności, albo gdy ten sam magazyn obsługuje sprzedaż hurtową poza BaseLinkerem. Łańcuch robi się wtedy dłuższy: sklep i marketplace’y, BaseLinker lub Apilo, ERP, WMS. Każde ogniwo musi wiedzieć, kto rezerwuje towar i kto potwierdza wysyłkę.
Częsty problem w takim układzie: WMS zdejmuje ze stanu towar zebrany do zamówienia, ale informacja wraca do BaseLinkera okrężną drogą przez ERP i z opóźnieniem. Przez ten czas kanały sprzedaży pokazują towar, którego fizycznie już nie ma na półce.
KSeF: każda faktura powinna wychodzić z jednego miejsca
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość przedsiębiorców, a największe firmy zaczęły od 1 lutego. Część ułatwień przejściowych obowiązuje do końca 2026 roku. Źródło: KSeF, kluczowe terminy. To dobry moment, żeby uporządkować obieg dokumentów, zanim okres przejściowy się skończy.
Base wysyła do KSeF faktury wystawione w swoim panelu zaraz po ich utworzeniu i pozwala wskazać, które serie numeracji mają tam trafiać. Źródło: Base, integracja z KSeF. Apilo również ma integrację z KSeF. Jeśli część faktur powstaje w BaseLinkerze, a część w ERP, trzeba rozdzielić serie i zapisać, który system wysyła które dokumenty. Bez tego łatwo o fakturę wysłaną dwa razy albo o taką, której nie wysłał nikt, bo każdy system zakładał, że zrobi to drugi.
Cztery typowe konfiguracje (tylko Base, Base z ERP, Apilo z ERP, sklep z wFirmą), faktury B2B z Allegro, korekty i checklistę odbioru opisujemy osobno w poradniku KSeF w sklepie internetowym na BaseLinkerze (Base) i Apilo. Jeśli chcesz, żeby ktoś ustawił to za Ciebie, jest też oferta ze stałą ceną: KSeF dla sklepu w 5 dni.
Objawy źle ustawionej integracji
| Objaw | Najczęstsza przyczyna |
|---|---|
| Ta sama sztuka sprzedaje się dwa razy | Stany aktualizowane rzadziej, niż spływają zamówienia, albo rezerwacje nie wracają do kanałów |
| Ręczna korekta stanu po chwili wraca do starej wartości | Dwukierunkowa synchronizacja tego samego pola |
| Zamówienie pojawia się w ERP dwa razy | Ponowny import po edycji zamówienia |
| Warianty mają złe stany | Produkty łączone po nazwie zamiast po SKU lub EAN |
| Faktura bez numeru KSeF | Dokument wystawiony w systemie, który nie wysyła danej serii |
| Cena w marketplace różni się od ceny w ERP | Ceny edytowane w dwóch miejscach |
Jeśli rozpoznajesz u siebie dwa lub trzy z tych objawów, sama zmiana integratora raczej nie pomoże. Trzeba wrócić do tabeli ze źródłami prawdy i od niej zacząć porządki.
Jak odebrać wdrożenie
Przed uruchomieniem przygotuj zestaw zamówień testowych i przepuść je przez cały łańcuch: produkt prosty, wariant, zestaw, zamówienie z rabatem, anulowanie, zwrot, korektę faktury i zamówienie firmowe z NIP. Przy każdym sprawdź, jaki dokument powstał w ERP, jak zmienił się stan w każdym kanale i co trafiło do KSeF.
Integracja jest gotowa, gdy wszystkie przypadki dają oczekiwany wynik i wiadomo, kto dostaje alert, kiedy synchronizacja przestanie działać.
Jak pracujemy przy takich integracjach
Pomagamy sklepom przy integracjach BaseLinkera i Apilo z ERP, WMS i KSeF. Zaczynamy od mapy przepływu danych i przeglądu obecnej konfiguracji. Potem dobieramy gotowy integrator albo piszemy połączenie przez API tam, gdzie gotowe rozwiązania nie pokrywają procesu. Wdrożenie kończymy testem na zamówieniach testowych i monitoringiem synchronizacji.
Jeśli integracja już działa, ale stany albo dokumenty się rozjeżdżają, umów rozmowę. Przejdziemy razem przez Twój układ systemów i wskażemy, od czego zacząć.